Læsetid: 5 min.
For de fleste virksomheder er velfungerende telefoni og forbindelser en forudsætning for, at hverdagen kan køre uden unødige afbrydelser. Derfor skal et leverandørskifte planlægges grundigt, så overgangen bliver smidig, og den daglige drift bliver påvirket mindst muligt.
Telefoni og netværk er, for mange virksomheder, ikke bare praktiske værktøjer men en del af den kritiske infrastruktur. De binder medarbejdere, kunder, kundeservice, kontor, produktion og leverandører sammen – og når forbindelsen ikke virker, kan det hurtigt mærkes på både drift, service og omdømme.
Netop derfor kan et leverandørskifte føles sårbart. For hvad sker der, når en løsning, som virksomheden er afhængig af hver dag, skal skiftes ud? Og hvordan gennemfører man skiftet med mindst mulig nedetid og størst mulig ro i organisationen?
Netop fordi telefoni og netværk er så tæt forbundet med virksomhedens drift, kræver et leverandørskifte mere end en teknisk plan. Det kræver en afprøvet tilgang, hvor både proces, ansvar og forventninger er på plads fra start.
”Vi ved, hvor meget der er på spil, når en virksomhed skifter løsning. Derfor er en grundig forberedelse en forudsætning for en smidig implementering. Det handler nemlig ikke kun om at få teknikken til at spille, men om at forstå hverdagen, behovene og de mennesker, der bliver påvirket af skiftet,” siger Kenneth Dayrit, Manager, Business Support & Operations hos 3Business.
Vores erfaring viser, at en god implementering bygger på en fast proces, men også fleksibilitet til at tilpasse den til virkeligheden i den enkelte virksomhed. Samtidig er relation og dialog afgørende, fordi den tætte kontakt gør det lettere at prioritere rigtigt, fange spørgsmål tidligt og sikre, at overgangen bliver så tryg som muligt.
Forberedelse – Afdækning af behov og etablering af fundament
Dataindsamling – Indsamle den nødvendige data til en gnidningsfri overgang
Aktivering og nummerflytning – Kontrolleret overgang uden driftsforstyrrelser
SIM-kort og klargøring – Klargøring af alle brugere
Go-live – Tryg og gnidningsfri overgang på selve Go-Live dagen
Evaluering – Opfølgning og erfaringsopsamling
Træning i selvbetjening – Gennemgang af portalens funktioner og processer
Gennemgang af første faktura – Statusmøde og kvalitetskontrol, evt. tilpasning
Løbende statusmøder – Afholdes som udgangspunkt hvert halve år
Når implementeringen skal igangsættes, bør planen omsættes til en konkret handlingsplan: Hvem gør hvad og hvornår, så overgangen er tilpasset kundens hverdag, fortæller Kenneth Dayrit og fortsætter:
”Vores erfaring er, at de bedste implementeringer starter længe før selve skiftet. Når behov, arbejdsgange, ansvar og timing er afklaret på forhånd, bliver det langt lettere at styre processen og undgå unødige forstyrrelser.” Når planen er på plads, ligger bolden hos leverandøren, som har ansvar for at klargøre løsningen og koordinere processen. Det kan blandt andet omfatte klargøring af SIM-kort eller eSIM, nummerflytning, lovpligtige SMS’er, prioritering af nøglepersoner og koordinering frem mod Go-Live-dagen.
"Den klare opgavefordeling er et must, når vi taler om en vellykket implementering. Den smidige opstart skal trække minimalt på kundens interne ressourcer, hos os følger den dedikerede kontaktperson derfor forløbet tæt, så alt fungerer fra dag ét," fastslår Kenneth Dayrit, Manager, Business Support & Operations.
Det er vigtigt, at arbejdet ikke stopper, når implementeringen er gennemført, for overgangen til drift er mindst lige så vigtig. Erfaringerne fra onboardingforløb hos 3Business viser, at både hurtig og løbende opfølgning er vigtig, hvis man som kunde skal have den fulde værdi af sin nye løsning.
Slutbrugerne skal være aktiveret og kunne bruge deres nye tjenester som aftalt. Men det er også vigtigt, at administratorerne kender selvbetjeningsløsningen, at hele forløbet bliver evalueret, og at der bliver fulgt op og foretaget tilpasninger, hvis det bliver nødvendigt. For der kan ofte vise sig behov for justeringer, når en kompleks løsning bliver sat i drift.
Derfor er opfølgning ikke kun et kvalitetstjek, men en vigtig del af at få løsningen til at passe til virkeligheden i virksomheden. Kenneth Dayrit peger på, at behovene ofte bliver mere konkrete, når løsningen først er taget i brug:
”Når løsningen er i drift, opdager man ofte de sidste detaljer, der skal finjusteres. Det kan handle om, at nogle medarbejdere har brug for et mere enkelt abonnement, mens andre rejser meget og har brug for mere data i udlandet. Der kan også være behov for ekstra eSIM eller flere numre på samme mobil. Det vigtigste er, at der er plads til at justere, så løsningen passer til den måde, virksomheden faktisk arbejder på.”
En god implementering slutter derfor ikke ved go-live. Den fortsætter i opfølgningen, justeringerne og dialogen om, hvordan løsningen fungerer i praksis. Det er her service bliver afgørende – fordi behovene ofte først bliver helt tydelige, når løsningen møder hverdagen.
Hos 3Business er service derfor tænkt som en del af hele kundeforløbet – fra forberedelse og implementering til den hverdag, løsningen skal fungere i.
Læs mere i vores servicefolderGør det tydeligt, hvad leverandøren skal tage højde for – fx kritiske tidspunkter, nøglepersoner, særlige brugerbehov, supportbehov og interne afhængigheder.
Udpeg en tydelig kontaktperson, der kan koordinere forløbet, samle input og sikre fremdrift. Afklar samtidig, hvem der skal involveres og hvem der kan træffe beslutninger undervejs, så implementeringen kan gennemføres uden unødige forsinkelser.
Overvej, hvordan overgangen fungerer bedst for jer - fx om skiftet skal ske samlet eller i etaper, hvem der skal være tilgængelige, og hvordan medarbejderne bedst informeres.
Internet
Læsetid: 3 min.
Med et nyt partnerskab med SAS får 3Business-kunder i løbet af 2026 adgang til gratis high-speed WiFi ombord på SAS-fly.
Omstilling
Læsetid: 4 min.
Hold fast i den gode kundeoplevelse når I går på ferie eller har nedsat bemanding med et feriesvar i jeres omstilling. Få 5 gode råd til det kundevenlige feriesvar her.
Omstilling
Læsetid: 5 min.
AI i kontaktcentre har potentialet til at reducere tidsforbrug, øge kvaliteten af samtaler og sikre databaserede indsigter.
I skal blot indtaste jeres oplysninger i kontaktformularen her, og så kontakter vi jer inden for 1 time på hverdage mellem 8-16.
Brug for hjælp? Kontakt os her.