Læsetid: 4 min.
Den gode kundeoplevelse skal vare hele året – også når I går på ferie eller har nedsat bemanding. Med et feriesvar i jeres omstillingsløsning kan I give kunderne klar besked, yde god service og holde fokus på kundernes behov.
Hen over året er der mange ferie- og fridage, hvor det ikke er business as usual i jeres firma. Uanset, om det resulterer i lukkedage, andre åbningstider eller længere svartider, kan det påvirke kundernes oplevelse, hvis de ikke bliver informeret om ændringerne.
Heldigvis ligger løsningen lige for.
Med et godt feriesvar i jeres omstillingsløsning/kontaktcenter kan I opretholde et højt serviceniveau, holde kunderne orienteret og sikre ro i forretningen. Bruger I en løsning som 3Kontakt, er det nemt at indtale svaret og vælge de relevante perioder.
En feriekalender giver jer overblik over, hvornår der skal bruges feriesvar til kunderne. Overvej også, hvad der er relevant for kunderne at vide. Holder I helt lukket i perioder? Er der begrænset bemanding i andre perioder? Skriv årets begivenheder ned, så I er klar til at indtale og arkivere beskederne i jeres løsning.
Det er en god idé at indtale en generel besked, der kan ligge klar og anvendes til for eksempel helligdage. Så skal den kun indtales én gang, hvorefter den blot skal aktiveres i den ønskede periode.
Det generelle feriesvar kan for eksempel lyde:
”Du har ringet til os på en helligdag. Vi holder lukket, men glæder os til at tage imod din opringning den først kommende hverdag.”
Måske har I brug for at orientere jeres kunder mere målrettet alt efter den konkrete anledning til ændringerne. Det kan være grunde som blandt andet:
Lukkedage – når I har lukket ud over de almindelige helligdage
Begrænset bemanding – det kan give længere ekspeditionstider
Ændrede åbningstider – orientering om åbningsdage og -tider
Særlige tjenester – måske er nogle tjenester ikke tilgængelige
I de tilfælde kan I naturligvis indspille tilpassede svar til de konkrete dage, men husk at afgrænse perioden, så kunden ikke bliver mødt af et svar, der ikke er aktuelt mere.
Et feriesvar skal være kort og klart, så kunden ved præcist, hvad det drejer sig om, hvad man kan forvente, og hvad man kan gøre. Sæt jer selv i kundens sted. Hvad er vigtigt at vide i forhold til åbningstider, periode og eventuelle alternative handlemuligheder?
Skriv budskaberne ned til både et godt, generelt svar og til de mere målrettede svar, I får brug for hen over året. Stem af med feriekalenderen, indtal svarene og gem dem.
Har I et website med uddybende oplysninger, selvbetjening, FAQ eller webshop? Har i filialer eller samarbejdspartnere, der kan hjælpe kunden videre, når I har lukkedage eller begrænset bemanding?
Så kan I bruge jeres feriesvar til en omdirigering, så kunden får et forslag til en løsning på sin forespørgsel.
Husk at kommunikationen skal være konsistent på tværs af de kanaler, I bruger, som for eksempel:
Sociale medier – Facebook, LinkedIn, Instagram etc.
Fælles afmeldinger med feriebudskab i mails og SMS
Informationer om ferieperioder på jeres website
Ved at brede feriesvaret ud kommer der sammenhæng i jeres kommunikation, så kunderne oplever, at I prioriterer den gode service højt.
3Kontakt samler omstilling, kundecenter og samarbejdsværktøjer under ét og sikrer en mere produktiv hverdag. Løsningen gør det også enkelt at administrere jeres feriesvar i selvbetjeningen, hvor I først vælger nummer og periode:
Log ind med mobilnummer på admin.3kontakt.dk
Vælg Funktionsnumre > Nummer > + (Tilføj begivenhed)
Giv begivenheden et navn, og vælg perioden
Dernæst skal I indtale et feriesvar eller vælge et svar fra arkivet. Vælg ’Afspil lydfil’ under den oprettede begivenhed eller vælg en eksisterende lydfil fra listen eller indspil en ny. Ved indspilning af en ny lydfil, skal den have et navn. Følg guiden for valg af sprog og stemme. Gem lydfilen, når I har godkendt den, så den kan bruges igen. Slut af med at gemme begivenheden. Find vores Trin for trin-guide her.
Omstilling
Læsetid: 5 min.
AI i kontaktcentre har potentialet til at reducere tidsforbrug, øge kvaliteten af samtaler og sikre databaserede indsigter.
Omstilling
Læsetid: 4 min.
Mere effektive arbejdsgange, tidsbesparelser og gladere kunder er nogle af de effekter, der følger af bedre kommunikation.
Internet
Læsetid: 3 min.
Med et nyt partnerskab med SAS får 3Business-kunder i løbet af 2026 adgang til gratis high-speed WiFi ombord på SAS-fly.
Vores erfarne rådgivere er klar til at hjælpe dig med den helt rigtige løsning til din virksomhed - uanset om det drejer sig om mobilabonnement, internet, IoT eller cybersikkerhedsløsninger.
Indtast jeres oplysninger i formularen, så kontakter vores erfarne rådgivere jer i løbet af én time på hverdage mellem 8-16.
Brug for hjælp? Kontakt os her.
Se hvordan vi opbevarer og anvender dine persondata i vores Persondatapolitik