5 gode råd til det kundevenlige feriesvar

Marts 2026 | Telefoni

Den gode kundeoplevelse skal vare hele året – også når I går på ferie eller har nedsat bemanding. Med et feriesvar i jeres omstillingsløsning kan I give kunderne klar besked, yde god service og holde fokus på kundernes behov.

Hen over året er der mange ferie- og fridage, hvor det ikke er business as usual i jeres firma. Uanset, om det resulterer i lukkedage, andre åbningstider eller længere svartider, kan det påvirke kundernes oplevelse, hvis de ikke bliver informeret om ændringerne.

Heldigvis ligger løsningen lige for.

Med et godt feriesvar i jeres omstillingsløsning/kontaktcenter kan I opretholde et højt serviceniveau, holde kunderne orienteret og sikre ro i forretningen. Bruger I en løsning som 3Kontakt, er det nemt at indtale svaret og vælge de relevante perioder.

1. Planlæg årets ferieperioder

En feriekalender giver jer overblik over, hvornår der skal bruges feriesvar til kunderne. Overvej også, hvad der er relevant for kunderne at vide. Holder I helt lukket i perioder? Er der begrænset bemanding i andre perioder? Skriv årets begivenheder ned, så I er klar til at indtale og arkivere beskederne i jeres løsning.

2. Hold det generelt – eller gør det målrettet.

Det er en god idé at indtale en generel besked, der kan ligge klar og anvendes til for eksempel helligdage. Så skal den kun indtales én gang, hvorefter den blot skal aktiveres i den ønskede periode.

Det generelle feriesvar kan for eksempel lyde:

”Du har ringet til os på en helligdag. Vi holder lukket, men glæder os til at tage imod din opringning den først kommende hverdag.”

Måske har I brug for at orientere jeres kunder mere målrettet alt efter den konkrete anledning til ændringerne. Det kan være grunde som blandt andet:

• Lukkedage – når I har lukket ud over de almindelige helligdage

• Begrænset bemanding – det kan give længere ekspeditionstider

• Ændrede åbningstider – orientering om åbningsdage og -tider

• Særlige tjenester – måske er nogle tjenester ikke tilgængelige

I de tilfælde kan I naturligvis indspille tilpassede svar til de konkrete dage, men husk at afgrænse perioden, så kunden ikke bliver mødt af et svar, der ikke er aktuelt mere.

3. Klare budskaber, tydelige forventninger

Et feriesvar skal være kort og klart, så kunden ved præcist, hvad det drejer sig om, hvad man kan forvente, og hvad man kan gøre. Sæt jer selv i kundens sted. Hvad er vigtigt at vide i forhold til åbningstider, periode og eventuelle alternative handlemuligheder?

Skriv budskaberne ned til både et godt, generelt svar og til de mere målrettede svar, I får brug for hen over året. Stem af med feriekalenderen, indtal svarene og gem dem.

4. Brug muligheden for omdirigering

Har I et website med uddybende oplysninger, selvbetjening, FAQ eller webshop? Har i filialer eller samarbejdspartnere, der kan hjælpe kunden videre, når I har lukkedage eller begrænset bemanding?

Så kan I bruge jeres feriesvar til en omdirigering, så kunden får et forslag til en løsning på sin forespørgsel.

5. Brug alle kanaler til kommunikationen

Husk at kommunikationen skal være konsistent på tværs af de kanaler, I bruger, som for eksempel:

• Sociale medier – Facebook, LinkedIn, Instagram etc.

• Fælles afmeldinger med feriebudskab i mails og SMS

• Informationer om ferieperioder på jeres website

Ved at brede feriesvaret ud kommer der sammenhæng i jeres kommunikation, så kunderne oplever, at I prioriterer den gode service højt.